تُضيِّع الفرق ساعات كل يوم في أعمال كان يجب أتمتتها، ولا ينطبق هذا على العمل الإبداعي، ولا اتخاذ القرارات، وإنما مجرد المهام المتكررة مثل نسخ البيانات، وإرسال متابعات، ونقل الملفات، وجمع الردود، ومتابعة الموافقات.
ويحل Microsoft Power Automate هذه المشكلة من خلال أتمتة بسيطة تُسمى بالتدفقات، إذ تتولى هذه المهام نيابة عنك، فلا تحتاج إلى برمجة، ولا تحتاج إلى فريق تكنولوجيا معلومات كامل. فقط كل ما تحتاجه هو سير عمل واضح ومشغل مناسب.
لنلقِ نظرة على بعض الأمثلة العملية حول استخدام Power Automate من قِبَل الفرق لتوفير الوقت وإزالة الأخطاء، وجعل العمل اليومي أكثر سلاسة.
جمع البيانات المركزية التلقائي
تجمع معظم الفرق البيانات من الاستطلاعات والنماذج وطلبات الانضمام والتسجيلات أو الملاحظات، ثم تبدأ العملية المعتادة:
- يقوم شخص بتنزيل الردود.
- ينقي البيانات.
- ينقلها إلى Excel أو قاعدة بيانات.
- يشاركها مع الآخرين.
وهذه العملية بهذا التسلسل تعد بطيئة وعرضة للأخطاء، أما باستخدام Power Automate:
- يصبح النموذج هو المشغل.
- تأخذ التدفقات كل إجابة.
- تخزنها تلقائيًا في Excel أو SharePoint أو Dataverse.
- ترسل إشعارًا بتوفر بيانات جديدة.
فلا حاجة للنسخ اليدوي، ولا توجد سجلات مفقودة، ولا تأخير، وهو مفيد بشكل خاص لعمليات انضمام الموظفين في الموارد البشرية، وتسجيلات الفعاليات، وطلبات الدعم، والاستطلاعات الداخلية للموظفين، أو ملاحظات العملاء.
الإشعارات التلقائية للمهام والمواعيد النهائية والتغييرات
في بعض الأحيان ينسى الأشخاص، وفي أحيان أخرى تتوه الرسالة الإلكترونية بين الرسائل العشوائية، ويحل Power Automate هذه المشكلة من خلال التذكيرات المجدولة أو المشروطة.
أمثلة:
- إرسال رسالة عبر Teams عند رفع تقرير.
- إرسال بريد إلكتروني إلى المدير عندما يحتاج مستند إلى موافقة.
- إشعار الفريق عندما يقترب الموعد النهائي.
- تنبيه عمليات التشغيل عند تغيير حالة الشحنة.
- إرسال تذكيرات متكررة حتى اكتمال المهمة.
وهذا يلغي الحاجة إلى المتابعة اليدوية ويحافظ على استمرارية سير العمل.
سير عمل الموافقات التي تتحرك تلقائيًا
كل شركة لديها خطوات للموافقة وطلبات الإجازة، وموافقات المصروفات، ونماذج الموردين، وموافقات المحتوى، والمشتريات، إلخ. وعادةً ما يتضمن سير العمل التقليدي إرسال الملفات إلى الشخص الخطأ، أو نسيان من يجب أن يوافق بعد ذلك، أو فقدان رسائل البريد الإلكتروني. وباستخدام Power Automate:
- يتم تقديم طلب.
- تقوم التدفقات بتعيينه إلى المدير المناسب.
- بمجرد الموافقة، تنتقل إلى الخطوة التالية.
- يقوم النظام بتحديث قاعدة البيانات وإشعار الجميع.
ومن ثم يقضي فريقك وقتًا أقل في توجيه “حركة المرور” ووقتًا أكثر في القيام بالعمل الحقيقي.
التعامل مع الملفات وتنظيمها آليًا
تقضي العديد من الفرق الكثير من الوقت في تنظيم الملفات بما يتضمن التنزيل، وإعادة التسمية، والتحميل، والنقل إلى المجلد الصحيح، والإرسال إلى الأشخاص المناسبين، وبإمكان Power Automate التعامل مع كل هذا.
أمثلة:
- نقل المرفقات من رسائل البريد الإلكتروني إلى مجلدات محددة.
- إعادة تسمية الملفات بناءً على قواعد (مثل التاريخ، النوع، المرسل).
- مزامنة الملفات عبر SharePoint وـOneDrive.
- أرشفة الملفات القديمة تلقائيًا.
- إنشاء مجلدات جديدة لكل عميل أو مشروع جديد.
هذا يسهم في إنشاء نظام ملفات نظيفًا ومنظمًا دون جهد يدوي.
مزامنة البيانات عبر الأدوات
تستخدم معظم المؤسسات العديد من الأدوات في وقت واحد بما يشمل Excel، وـSharePoint، وجداول Google، وأنظمة إدارة علاقات العملاء، وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات، وـTeams، والبريد الإلكتروني، وتضيع البيانات بين هذه الأدوات. ويعمل Power Automate كموصل، إذ ينقل البيانات بين الأنظمة، بحيث يحصل فريقك دائمًا على أحدث نسخة.
أمثلة:
- مزامنة تحديثات العملاء من نظام إدارة علاقات العملاء إلى Excel أو SharePoint.
- دفع العملاء المحتملين من الموقع الإلكتروني إلى نظام البريد الإلكتروني فورًا.
- إرسال بيانات نظام تخطيط موارد المؤسسات إلى الفرق بمجرد تغييرها.
- ربط بيانات المبيعات والتسويق والعمليات في الوقت الفعلي.
هذا يقلل من عزلة البيانات ويبقي الجميع يعملون من نفس المصدر الموثوق للمعلومات.
تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام منظمة
لا ينبغي أن يكون صندوق الوارد أداة إدارة المهام الخاصة بك، لكن معظم الفرق لا تزال تعتمد على سلاسل البريد الإلكتروني لتتبع الطلبات، ويحول Power Automate أنشطة البريد الإلكتروني إلى مهام منظمة تلقائيًا.
أمثلة:
- عندما يحتوي البريد الإلكتروني على كلمة (عاجل)→ إنشاء مهمة.
- عند وصول بريد إلكتروني من عميل→ إنشاء تذكرة دعم تلقائيًا.
- عندما يرسل شخص ما مرفقات→ تحفظ في المجلد الصحيح.
- عند وصول بريد إلكتروني عن حالة→ تحديث قاعدة البيانات.
ويعد هذا مفيد بشكل خاص لدعم العملاء، والمبيعات، والموارد البشرية، والعمليات.
تقليل الأخطاء البشرية في إدخال البيانات
يؤدي إدخال البيانات يدويًا إلى أخطاء مطبعية وقيم مفقودة وحقول غير صحيحة، وقد يؤدي خطأ صغير واحد إلى تحريف تقرير أو التسبب في خطأ تشغيلي. وتزيل التدفقات المؤتمتة هذه الأخطاء تمامًا وتسهم في:
- توحيد البيانات الجديدة الواردة.
- تحويل التواريخ إلى التنسيق الصحيح.
- التحقق من صحة أرقام الهواتف أو عناوين البريد الإلكتروني.
- التأكد من ملء الحقول الإلزامية.
- رفض الطلبات غير المكتملة.
وبذلك فإن الأتمتة تحافظ على نقاء بياناتك قبل دخولها إلى أدوات التحليلات الخاصة بك.
لماذا تهم الأتمتة الآن في مكان العمل؟
أصبحت الأتمتة أمرًا ضروريًا وليس رفاهية، إذ تعتمد عليها الفرق في كل مكان للعمل بشكل أسرع وأذكى خاصة مع أحمال العمل الكبيرة والموارد المحدودة. ويعد Power Automate أحد أسهل نقاط الدخول إلى أتمتة مكان العمل الحقيقية:
- لا حاجة للبرمجة.
- إعداد سريع.
- يعمل عبر أدوات Microsoft الحالية الخاصة بك.
- يتناسب مع حجم فريقك.
وعند إقرانه بالتحليلات، يساعد Power Automate الفرق على قضاء وقت أقل في جمع البيانات ووقت أكثر في استخدامها.
كيف تساعد دبلومة تحليل البيانات وذكاء الأعمال من IMP فريقك على إتقان الأتمتة والتحليلات؟
Power Automate أداة قوية — ولكن فقط عندما يعرف الناس كيفية استخدامها، وتمكنك دبلومة تحليل البيانات و ذكاء الأعمال المقدمة من معهد محترفي الإدارة (IMP) من مدك بالأدوات والمهارات التي تجعل الأتمتة عملية ذات قيّمة في العمل، فسوف تتعلم:
- Power BI.
- Power Platform وـPower Automate.
- أساسيات SQL.
- تنقية البيانات ونمذجتها.
- أتمتة سير العمل.
- مشاريع تحليلات من واقع الحياة العملية.
- الثقافة البياناتية الحديثة.
فيتعلم فريقك كيفية أتمتة مهام البيانات، وبناء لوحات معلومات ديناميكية، واتخاذ قرارات أسرع بناءً على بيانات نظيفة ومنظمة وموثوقة، ويكملون الدبلومة بخبرة عملية تجعلهم أكثر كفاءة وأكثر قدرة وأكثر تناغمًا مع مكان العمل المعاصر القائم على البيانات.
إذا كنت تريد لفريقك أن يعمل بذكاء أكبر — وليس بجهد أكبر — فهذا هو التدريب الذي يساعدهم على تحقيق ذلك، تواصل الآن.
